Muszę się przyznać do tego, że do niedawna, ciężko mi było przekonać się do narzędzi planowania lub zarządzania projektami. W świecie kopro-projektów byłoby to nie do pomyślenia… Próbowałam z różnymi aplikacjami, ale zawsze coś mi w nich nie pasowało. Zaczynałam i rzucałam w kąt.
A może ja już tak mam? Pcham do głowy wszystko, łącznie z numerami telefonów. Nie chce mi się wybierać z listy kontaktów, to wystukuję z klawiatury. Nie no, przecież są tzw. szybkie kontakty… zaraz ktoś powie 🙂 Umówmy się, nie mam całej książki telefonicznej w głowie, ale tak z 6-7 numerów wystukam z pamięci.
Wcale nie mówię tego, żeby się chwalić jaką to ja mam pojemną czaszkę. Wręcz przeciwnie. Podziwiam osoby, który z taką łatwością potrafią sobie wszystko zanotować, posegregować, zorganizować. Tu jedno zadanie do wykonania, tam drugie, przypomnienie, wykonanie, odhaczenie i z głowy.
Wiem, że w tym momencie trochę idealizuję, bo z tym trzymaniem się planu różnie bywa – nie zawsze da się wszystko odhaczyć na czas. A może to raczej wina złego planowania i tego, że za mało czasu przeznacza się na wykonanie danego zadania.
Za planowanie wzięłam się pod koniec 2016 roku. Tym razem nie widziałam opcji, żeby budować kurs online bez szczegółowego planu. Zawsze jakiś miałam, ale nigdy nie był tak szczegółowy, jaki powinien być. Musiałam spróbować i chyba się udało, gdyż program Akademii Uczymy Online powstał już na bazie wcześniej przygotowanego planu. Najtrudniejsze było dla mnie znalezienie czasu na zbudowanie planu. To jest dużo trudniejsze, niż się może wydawać… wolałabym zrobić 2 szablony WordPress (serio!) niż stworzyć od podstaw jeden plan. Dlatego chylę czoła wobec wszystkich, którym z łatwością przychodzi planowanie zadań, a przede wszystkim wyznaczanie realnych terminów.
… nie jest jakiś idealny i na pewno nie jest uniwersalny. Każdy ma swoje metody na planowanie i każdy ma swoje sposoby na skuteczne dopinanie zadań. Ale i tak opiszę jak to mniej więcej u mnie wygląda planowanie kursów online:
Zeszyt, długopis, telefon z Evernote – wszystko co mi w głowie siedzi w danym temacie, przechodzi na papier. Później analiza maili od użytkowników, ankiet, pytań, a na końcu dopiero wskakuję do Internetu i sprawdzam co tam jest ciekawego w moim temacie. Zaprzęgam do działania nożyczki sieciowe od Evernote (kocham je!) i mam wszystko pod ręką. Później wszystko razem zbieram do kupy, porządkuję notatki, wywalam co niepotrzebne. Efektem tych moich działań jest ustalenie 5-10 haseł (modułów), które będą stanowić fundamenty kursu. Na ten etap przeznaczam maksymalnie dużo czasu, bo wiem, że później nie będę już niczego zmieniać/dodawać (to strasznie rozwala cały harmonogram…). Na bazie tych modułów będzie później budowany szczegółowy program kursu.
Na tym etapie szkicuję wstępny program kursu i jego formę. Muszę zdecydować, gdzie i jakie formaty zastosować. Czy będą nagrania wideo, a może audio i transkrypty? Czy będzie potrzebne opracowywanie ćwiczeń, czy może wystarczy lista zadań? Którą część materiału umieścić w treści głównej, a którą zamieścić w materiałach dodatkowych, gdzie trzeba będzie nagrać screencast, a gdzie wystarczy prezentacja, itd. To jest dopiero wstępna struktura kursu, która będzie jeszcze podlegała modyfikacji.
Jeśli budujemy kolejny kurs, wykonanie szablonów nie będzie jakimś czasochłonnym zadaniem. W większości wypadków trzeba będzie zmodyfikować tylko niektóre pliki źródłowe. Natomiast przy pierwszym podejściu do budowania kursu online, muszę zadbać o szablon dokumentu materiałów dodatkowych, transkryptów, szablon prezentacji + plansze tytułowe (jeśli będzie nagrywana prezentacja). Dalej – ikony, podkład muzyczny, dźwięki – to można po prostu kupić. Później ewentualnie “kroję” muzykę, nakładając jednocześnie efekt fade in (podgłaśniania) lub fade out (wyciszania). Muszę tylko wcześniej określić, czy wszystkie te elementy będą mi potrzebne, czy też nie.
Każdej lekcji i jej poszczególnym elementom przypisuję unikalny ID. Jeśli wykonuję później jakieś aktualizacje, poszczególne lekcje, filmy, dokumenty oznaczone są wersją wyższą. Na tym etapie program kursu jest już dopięty i nie wprowadzam w nim już żadnych zmian.
Każdy moduł rozkładam na czynniki pierwsze. Wyznaczam szczegółowe daty (staram się to robić z zapasem…) na wykonanie każdego, pojedynczego elementu lekcji: wstęp, nagranie audio, wideo, materiał dodatkowy (i/lub transkrypty), lista zadań (i/lub ćwiczenia), ewentualnie test – o ile zasadne jest jego użycie. W zależności od ilości modułów, ten etap jest rozłożony na 2-3 miesiące. Po zakończeniu budowania modułów tworzony jest jeszcze materiał ze wstępem oraz zakończeniem kursu. Na sam koniec ląduje jeszcze przygotowanie listy linków, zewnętrznych źródeł poruszanych na kursie oraz checklisty.
Tutaj sprawdzam jeszcze raz cały materiał i weryfikuję zawartość merytoryczną. Czy np. mówiąc o jakimś narzędziu, nie przekręciłam jego nazwy, albo jak odnoszę się do innych lekcji to sprawdzam, czy odpowiednio do nich linkuję itd. Gdy wszystko gra, pliki są eksportowane do odpowiednich formatów, a multimedia poddawane dodatkowej kompresji.
Gdy treści są już gotowe, przychodzi czas na odpowiednie przygotowanie platformy pod kątem wgrywanych materiałów. Tak więc zakładam odpowiednie moduły, sekcje. Poszczególne lekcje oznaczam wg konwencji przyjętej na etapie wersjonowania. Ustawiam prawa dostępu, podpinam właściwe listy mailingowe, ustalam harmonogram poszczególnych lekcji.
Po wgraniu materiału na platformę (oraz na inne platformy zewnętrzne, np. hosting wideo) testuję poprawność zapisu na kurs, sprawdzam czy automatyzacja działa jak należy. Czy po aktualizacji jakiejś wtyczki nic się nie zmieniło i czy wszystko działa jak należy.
To jest tylko plan odnoszący się do zaprojektowania i wykonania kursu, a jest jeszcze etap promocji, sprzedaży, działań podejmowanych w trakcie trwania kursu, działań po zakończeniu kursu… Jest tego trochę, nie? Im bardziej drobiazgowo rozpiszesz sobie każde działanie, tym większa szansa na to, że ukończysz je w terminie i że w którymś momencie cały projekt nie stanie się przytłaczający.
Plusem planowania jest to, że nie muszę się zastanawiać, czy o czymś nie zapomniałam, czy dzisiaj napisać tekst, albo zabrać się za nagranie. Nie muszę główkować, czy jakąś czynność wykonałam wcześniej, a miała być wykonana później (…i jak to później zmontować?). Mając gotowy plan unikamy pokus w stylu: a może jeszcze tutaj dorzucić jakiś materiał, a może coś dograć… Z dopracowanym planem, unikniesz lawiny nieukończonych zadań, dopieszczania każdego elementu projektu, dążenia do doskonałości w nieskończoność. Z dobrym planem Twój projekt ma szansę ujrzeć światło dzienne.
Plan to plan i koniec – kropka.
